Swyddog Cyllid a Chymorth

Mae’r rôl yn rhan o Raglen y Clwstwr Creadigol yn Ysgol Newyddiaduraeth Prifysgol Caerdydd, sy’n cael ei hariannu ar y cyd gan Gyngor Ymchwil y Celfyddydau a’r Dyniaethau a Llywodraeth Cymru. Caiff y Clwstwr ei arwain gan Brifysgol Caerdydd mewn partneriaeth gyda Phrifysgol De Cymru a Phrifysgol Metropolitan Caerdydd.  Mae Clwstwr yn rhaglen bum mlynedd uchelgeisiol i greu cynnyrch, gwasanaethau a phrofiadau newydd ar gyfer sgrîn, a bydd yn adeiladu ar lwyddiant De Cymru yn creu cynnwys creadigol trwy sicrhau bod ymchwil a datblygu yn ganolog i gynhyrchu.  Nod y rhaglen yw creu diwylliant o arloesi yn y clwstwr fydd yn symud y sector sgrîn o sefyllfa gref i un lle mae’n arwain yn rhyngwladol. Un o elfennau Clwstwr yw cynllun grantiau allanol y gall diwydiant wneud cais iddo ar gyfer ymchwil a datblygu i gynnyrch a gwasanaethau newydd.

Bydd y rôl yn darparu cefnogaeth gweinyddol ariannol a chymorth o ddydd i ddydd ar gyfer Cynhyrchwyr Clwstwr, gyda ffocws pendant ar fodloni gofynion cynllun grantiau allanol y rhaglen.
 
Bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn adrodd yn uniongyrchol i’r Rheolwr Cyllid Ymchwil a Swyddogion.
 
Byddwch yn gweithio o Swyddfa Clwstwr yn Neuadd y Ddinas, Caerdydd. 
 
Swydd amser llawn (35 awr) yw hon, am gyfnod penodol, ac mae ar gael o 1 Medi 2019 tan 31 Awst 2021.

Salary: £22,017 - £26,243 per annum (Grade 4)

Dyddiad hysbysebu: Dydd Mercher, 31 Gorffennaf 2019

Dyddiad cau: Dydd Sadwrn, 17 Awst 2019

Mae gan Brifysgol Caerdydd yr hawl i gau‘r hysbyseb hon yn gynnar trwy roi rhybudd o 24 awr os oes digon o geisiadau wedi‘u derbyn.
 
Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gefnogi a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a chreu amgylchedd gwaith cynhwysol.  Credwn y gallwn wneud hyn drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o staff o wahanol gefndiroedd sydd am greu Prifysgol sy'n ceisio cyflawni ein rhwymedigaeth gymdeithasol, ddiwylliannol ac economaidd i Gaerdydd, Cymru, a'r byd.  Wrth gefnogi ein gweithwyr i gael cydbwysedd rhwng eu gwaith a'u bywydau personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i rannu swyddi neu weithio'n hyblyg.

Disgrifiad Swydd

Prif Ddyletswyddau

  • Sefydlu, diweddaru, cynnal a monitro ystod eang o ddogfennau prosiect a chofnodion ariannol, gan gynnwys cysylltu ag ymgeiswyr am grantiau trydydd parti, fel sy’n briodol, er mwyn sicrhau bod y cofnodion yn adlewyrchiad cywir, wedi’i ddiweddaru, o weithgarwch ar draws y rhaglen.
  • Cefnogi defnydd effeithiol o brosesau a dogfennaeth, a’u cydlyniad, gan sicrhau bod dogfennaeth y rhaglen (gan gynnwys ar gyfer ymgeiswyr trydydd parti) yn cael ei chwblhau a’i chyflwyno’n brydlon, gan ddefnyddio’ch menter i ganfod a chyflwyno atebion ymarferol a gwelliannau i system rheoli cofnodion y rhaglen.
  • Bod yn gyfrifol am brosesu treuliau a thalu anfonebau sy’n ymwneud â gwariant y rhaglen, gan sicrhau cydymffurfiaeth â pholisïau a gweithdrefnau’r Brifysgol a pholisïau a gweithdrefnau’r arianwyr lle bo’n briodol.
  • Codi a phrosesu archebion prynu lle bo gofyn, sicrhau bod gwariant prosiectau yn gymwys o dan reoleiddiadau’r Brifysgol a’r arianwyr a defnyddio’r gweithdrefnau prynu a chaffael priodol.
  • Cydlynu a chyflwyno trefniadau cymorth logistaidd ar gyfer tîm Rhaglen Prifysgol Caerdydd, gan gynnwys cyfrifoldeb dros gydlynu trefniadau teithio a llety.
  • Delio’n effeithlon a chwrtais ag ystod eang o ohebiaeth gyffredinol, ymholiadau ffôn ac e-bost, gan ddefnyddio menter er mwyn sicrhau ymatebion addas ac effeithiol naill ai yn uniongyrchol neu drwy ganfod a chysylltu ag arbenigwyr priodol o fewn tîm y Rhaglen.
  • Bod yn gyfrifol am goladu tystiolaeth hawlio a gwariant sy’n ymwneud â hawliadau gan arianwyr y Rhaglen, a gwirio cywirdeb a dilysrwydd yr wybodaeth, gan gynnwys datblygu, rheoli a chynnal ystod o daenlenni, cronfeydd data ac amrywiaeth o fanciau dogfennau, gan gynnwys dogfennau gwariant trydydd parti, er mwyn tystio i weithgareddau’r Rhaglen a’r cyflawniadau yn sgîl hynny. 
  • Cynorthwyo i reoli a chydlynu’r gwaith o goladu data a gyflwynwyd gan ymgeiswyr am grantiau trydydd parti er mwyn paratoi adroddiadau cynnydd ar gyfer y grwpiau perthnasol yn strwythur llywodraethu’r Rhaglen ac arianwyr, a chynorthwyo i baratoi’r adroddiadau hyn a’u cyflwyno’n brydlon.
  • Cynorthwyo gyda’r gwaith o reoli’r CRM o ddydd i ddydd, gan gynnwys mewnbynnu data ac adrodd.
  • Cadw mewn cysylltiad agos â’r Cynhyrchwyr a’r ymgeiswyr am grantiau trydydd parti i sicrhau bod gwariant a gweithgareddau’r prosiect yn cadw at y targed, a bod y grwpiau perthnasol yn strwythur llywodraethu’r Rhaglen yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf o ran cynnydd yn erbyn targedau gwariant ariannol a gweithgarwch.
  • Cydweithio’n agos â’r Rheolwr Cyllid Ymchwil a Swyddogion i sicrhau bod y grwpiau perthnasol yn strwythur llywodraethu’r Rhaglen yn cael data manwl gywir yn brydlon at eu defnydd, er mwyn medru gwneud penderfyniadau effeithiol.
  • Cyflawni amrywiaeth o ddyletswyddau gweinyddol i gefnogi tîm Clwstwr, gan gynnwys rheoli dyddiaduron a threfnu cyfarfodydd, a gweithredu fel cofnodydd yn ôl y galw.
  • Cynghori ymgeiswyr am grantiau trydydd parti ynghylch telerau ac amodau’r arianwyr. 
  • Monitro cynnydd grantiau trydydd parti a chefnogi’r Rheolwr Cyllid Ymchwil a Swyddogion ar gynnal systemau rheoli cyllidebau effeithiol ar gyfer gwariant ac allbynnau
  • Cynnal cyfriflyfrau ariannol a gwaith cysoni’r grantiau trydydd parti, gan fonitro’r gwariant ar incwm, a chyfrannu at wybodaeth rheoli prosiect o ansawdd uchel, gan gynnwys cymharu’r costau gwirioneddol a’r rhai a ragwelwyd, a data gweithgareddau yn erbyn cynlluniau a thargedau.

Manyleb Unigolyn

Meini prawf hanfodol

Cymwysterau ac Addysg

  • NVQ 3 / cymwysterau Safon Uwch neu rai cyfatebol, a/neu brofiad cyfatebol sy'n gysylltiedig â gwaith.

Gwybodaeth, Sgiliau a Phrofiad

  • Sgiliau gweinyddu a threfnu rhagorol, a gallu diamheuol i weithio ar fwy nag un dasg ac asesu a blaenoriaethu gweithgareddau’n effeithiol er mwyn sicrhau eich bod yn cadw at derfynau amser, a bod tasgau'n cyrraedd safon briodol.
  • Sgiliau cyfrifiadur cyffredinol hynod ddatblygedig, gan gynnwys rhuglder gyda phecynnau Microsoft Office yn ogystal â phrofiad amlwg o ddatblygu, rheoli a chynnal taenlenni a chronfeydd data.
  • Sgiliau cyflwyno a rhyngbersonol rhagorol, ar lafar ac yn ysgrifenedig, gan gynnwys y gallu i gysylltu’n effeithiol ag ystod o randdeiliaid, gan gynnwys cydweithwyr uwch ac ymgeiswyr a chyflenwyr grantiau trydydd parti, gan ddefnyddio sgiliau cyd-drafod datblygedig i gyflawni canlyniadau ffafriol ar gyfer y Rhaglen yn ôl y galw.
  • Profiad o goladu, cynnal a rheoli gwybodaeth, gan gynnwys gweithio gyda chofnodion sy’n gyfrinachol, yn bersonol, neu’n sensitif yn fasnachol.  Bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn dangos gallu i roi sylw gofalus i fanylion, a sgiliau cadw cofnodion manwl gywir.
  • Profiad diamheuol o reolaeth ariannol, gan gynnwys datblygu a monitro cyllidebau, cynhyrchu adroddiadau ariannol, prosesu archebion, anfonebau a hawliadau treuliau, a chysoni cyfrifon.
  • Gwybodaeth a phrofiad amlwg o brosesau rheoli grantiau. 
  • Gwasanaeth i Gwsmeriaid, Cyfathrebu a Gweithio mewn Tîm
  • Profiad o gadw mewn cysylltiad yn effeithiol ag adrannau niferus ar draws sefydliad mawr.
  • Tystiolaeth o allu i archwilio anghenion cwsmeriaid ac addasu'r gwasanaeth yn unol â hynny er mwyn cyflwyno gwasanaeth o safon.
  • Gallu diamheuol i weithio heb oruchwyliaeth i gynllunio a phennu blaenoriaethau ar gyfer eich gwaith eich hun a gwaith pobl eraill, a monitro cynnydd.

Meini Prawf Dymunol

  • Gradd neu gymhwyster cyfatebol neu brofiad cyfatebol sy'n gysylltiedig â gwaith
  • Profiad o ddefnyddio System Ariannol Oracle EBS (gan gynnwys Oracle Projects neu systemau Ariannol tebyg)
  • Gwybodaeth am ofynion ariannu allanol i gefnogi’r gwaith o reoli a monitro prosiectau/grantiau.
  • Rhuglder yn y Gymraeg, ar lafar ac yn ysgrifenedig

Gwybodaeth Ychwanegol

  • Cydlynu’r gwaith o gynllunio ymweliadau monitro â thrydydd partïon, ac arwain ynghylch yr ymweliadau hynny yn ôl y galw, yna wedi’r ymweliadau, goruchwylio’r gwaith diweddaru angenrheidiol i’r cofnodion monitro ac argymell camau gweithredu i’r dyfodol.
  • Cefnogi’r gwaith o gydlynu a choladu dogfennau cyfreithiol, contract a chydymffurfio â chymorth y wladwriaeth.
  • Cefnogi mewn gweithdai a digwyddiadau gyda’r tîm Clwstwr.
  • Darparu cymorth i Gyfarwyddwr Clwstwr, y Prif Swyddog Gweithredol a’r Arweinydd Ymgysylltu, yn ôl y galw.

Dyletswyddau Cyffredinol

  • Sicrhau eich bod yn deall pwysigrwydd cyfrinachedd wrth ymgymryd â’r holl ddyletswyddau.
  • Cadw at bolisïau’r Brifysgol ym meysydd Iechyd a Diogelwch a Chydraddoldeb ac Amrywiaeth.
  • Cyflawni dyletswyddau eraill o bryd i'w gilydd nad ydynt wedi'u cynnwys uchod, ond sy'n cyd-fynd â'r rôl.

Isafswm y Cyflog: 22,017

Uchafswm y Cyflog: 26,243

Categori Swyddi: Gweinyddol / Clerigol

Gradd: Gradd 4

Share